Datenschutzerklärung
1. Allgemeine Hinweise
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten der RaBauKi e.V. im Zusammenhang mit seiner Website, seinen Angeboten und den von ihm eingesetzten digitalen Diensten verarbeitet.
Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Namen, Kontaktdaten und IP-Adressen. Angaben über Krankheiten, Allergien, Behinderungen oder Medikamente sind besonders geschützte Gesundheitsdaten.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für unsere Vereinsarbeit, die Durchführung unserer Angebote, die Kommunikation oder die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
2. Verantwortlich
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
RaBauKi e.V.
Der Vorstand (siehe Impressum)
Schillerstraße 3
57072 Siegen
Germany
Telefon: +49 (0)179 - 4485593
E-Mail: info (ät) rabauki (punkt) de
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Je nach Verarbeitungsvorgang stützen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn die betroffene Person in eine Verarbeitung eingewilligt hat;
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung für die Durchführung eines Vertrags, eines Teilnahmeverhältnisses oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist;
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses des Vereins oder eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, verarbeitet werden, beachten wir zusätzlich die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO.
Für Beschäftigtendaten gelten ergänzend die gesetzlichen Vorschriften über den Beschäftigtendatenschutz, insbesondere § 26 BDSG.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten erhalten innerhalb des Vereins grundsätzlich nur diejenigen tätigen Personen, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.
Zur Durchführung unserer Vereinsarbeit setzen wir außerdem externe Dienstleister ein. Soweit diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir mit ihnen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Hierzu gehören insbesondere unser Webhosting- und E-Mail-Anbieter ALL-INKL.COM, die Hetzner Online GmbH für unsere interne Cloud- und Kollaborationsplattform sowie der Anbieter unseres Videokonferenzdienstes Senfcall.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies für einen in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zweck erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.
5. Hosting und E-Mail bei ALL-INKL.COM
Unsere Website, die dazugehörigen Datenbanken, unser Newsletter-System, unser internes Forum sowie unsere E-Mail-Postfächer werden betrieben bei:
ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Inhaber René Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland
Mit ALL-INKL.COM besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Beim Aufruf unserer Website muss die IP-Adresse des verwendeten Endgeräts technisch verarbeitet werden, damit die angeforderten Inhalte an den Browser übertragen werden können.
Die von uns konfigurierbare dauerhafte Speicherung der Websitezugriffe in Webserver-Access-Logs ist deaktiviert. Wir speichern daher nicht vorsorglich vollständige IP-Adressen der Besucher in eigenen Webserver-Zugriffsprotokollen.
Die für die Bereitstellung der Website erforderliche Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, zuverlässigen und technisch funktionsfähigen Betrieb unseres Internetangebots.
6. Bereitstellung unserer Website
Auf unserer Website informieren wir insbesondere über unseren Verein, aktuelle Angebote, Veranstaltungen und unsere Kinder- und Jugendarbeit.
Schriftarten, Gestaltungselemente, Grafiken und wesentliche sonstige Bestandteile der Website werden grundsätzlich von unserem eigenen Webhosting bereitgestellt.
Dies gilt auch für unseren auf der Website angebotene Filme. Beim Abspielen eines Films wird daher keine Verbindung zu einem externen Videoanbieter hergestellt.
Informationsmaterialien und Downloads, beispielsweise Elterninformationen zu unseren Angeboten, werden ebenfalls unmittelbar über unser Webhosting bereitgestellt.
Auf der Website werden außerdem öffentliche Veranstaltungsinformationen aus unserem vereinsintern gepflegten Kalender dargestellt. Hierbei werden ausschließlich für die Öffentlichkeit bestimmte Veranstaltungsinformationen veröffentlicht.
7. Cookies, Einwilligungen und ähnliche Technologien
Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Funktionen, soweit diese beispielsweise für Sitzungen, Login-Funktionen, Sicherheitseinstellungen oder die Speicherung einer von Ihnen getroffenen Datenschutzentscheidung erforderlich sind.
Soweit die Speicherung oder der Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät unbedingt erforderlich ist, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG.
Nicht technisch erforderliche Technologien werden erst eingesetzt, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Dies betrifft insbesondere unsere statistische Reichweitenmessung.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die auf unserer Website angebotenen Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
8. Reichweitenmessung mit Matomo
Wir verwenden die Open-Source-Software Matomo, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten.
Matomo wird von uns auf unserem eigenen Webhosting betrieben. Die dabei erhobenen Analysedaten werden nicht an einen externen Analysedienstleister weitergegeben.
Die Auswertung dient insbesondere dazu, zu erkennen, wie häufig unsere Internetangebote genutzt werden und welche Arten von Endgeräten, Browsern und Betriebssystemen verwendet werden. Damit können wir beispielsweise beurteilen, ob unsere Website auch auf den von unseren Besuchern tatsächlich verwendeten Geräten gut nutzbar ist.
Zusammengefasste statistische Angaben können außerdem für den jährlichen Tätigkeits- bzw. Jahresbericht des Vereins ausgewertet werden.
Matomo ist bei uns datenschutzfreundlich konfiguriert. Insbesondere werden keine Matomo-Tracking-Cookies gesetzt und IP-Adressen anonymisiert. Die Analysedaten werden nicht mit Teilnehmer-, Mitglieder-, Newsletter- oder anderen Vereinsdaten zusammengeführt. Eine Nutzung zur personalisierten Werbung oder zur Erstellung personenbezogener Marketingprofile findet nicht statt.
Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können das Tracking von Matomo über ein Auswahlfeld deaktivieren. Diese Einstellung gilt dann für diese Website und Ihren aktuellen Browser.
Die statistischen Daten werden für höchstens 24 Monate gespeichert und anschließend gelöscht beziehungsweise anonymisiert. Die Speicherdauer ermöglicht uns insbesondere die Auswertung eines vollständigen Vereinsjahres.
9. Kontaktaufnahme
Sie können mit uns per E-Mail, Telefon, Post oder über das Kontaktformular unserer Website Kontakt aufnehmen.
Dabei verarbeiten wir insbesondere die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten sowie den Inhalt Ihrer Nachricht und gegebenenfalls weitere freiwillig übermittelte Angaben.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Bezieht sich Ihre Anfrage auf ein bestehendes oder beabsichtigtes Teilnahme-, Mitgliedschafts-, Beschäftigungs- oder sonstiges Vertragsverhältnis, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage.
Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, an uns gerichtete Anfragen zuverlässig bearbeiten und beantworten zu können.
Speicherdauer von E-Mails
Wir verwenden verschiedene themenbezogene Sammelpostfächer, beispielsweise für allgemeine Anfragen, Anmeldungen oder Praktikumsbewerbungen. Zugriff erhalten nur hierfür zuständige Teammitglieder.
Für E-Mails gilt folgende allgemeine Löschregel:
Nachrichten, deren Vorgang abgeschlossen ist, die keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen und die auch nicht mehr zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, werden grundsätzlich spätestens 12 Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht.
Die hierfür verwendeten Sammelpostfächer werden mindestens einmal jährlich auf nicht mehr benötigte Nachrichten überprüft.
Für bestimmte Vorgänge, insbesondere Bewerbungen, Anmeldungen und steuer- oder buchhaltungsrechtlich relevante Unterlagen, gelten die nachfolgend beschriebenen besonderen Aufbewahrungsfristen.
10. (Kontakt)formulare und Cloudflare Turnstile
Bei Nutzung unseres Kontaktformulars werden die eingegebenen Daten zur Bearbeitung der Anfrage an unser vereinsinternes E-Mail-Postfach übermittelt.
Zum Schutz des Kontaktformulars und auch weiterer Formulare vor automatisierten Eingaben, Spam und missbräuchlicher Nutzung verwenden wir Cloudflare Turnstile.
Anbieter ist die Cloudflare, Inc., USA.
Turnstile überprüft anhand technischer Merkmale, ob eine Eingabe wahrscheinlich von einem Menschen oder einem automatisierten Programm stammt. Hierbei können insbesondere die IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Sicherheitsmerkmale verarbeitet werden.
Der Inhalt der von Ihnen an uns gerichteten Nachricht wird für diese Sicherheitsprüfung nicht benötigt.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unser Kontaktformular und unsere technischen Systeme vor automatisiertem Missbrauch und Spam zu schützen.
Soweit dabei ein Zugriff auf Informationen des Endgeräts für die ausdrücklich gewünschte sichere Nutzung des Kontaktformulars unbedingt erforderlich ist, erfolgt dieser auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG.
Cloudflare kann Daten auch in den USA verarbeiten. Für internationale Datenübermittlungen werden die hierfür vorgesehenen datenschutzrechtlichen Garantien verwendet.
Turnstile wird derzeit ausschließlich zum Schutz von Formularen eingesetzt.
11. Newsletter
Wir bieten einen kostenfreien E-Mail-Newsletter an. Das hierfür verwendete Newsletter-System wird auf unserem eigenen Webhosting betrieben. Die Daten unserer Newsletter-Empfänger werden nicht für den Versand an einen externen Newsletter-Dienstleister weitergegeben.
Für die Anmeldung benötigen wir eine E-Mail-Adresse. Soweit zusätzlich ein Name abgefragt wird, dient dieser ausschließlich der persönlichen Ansprache.
Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren. Nach der Anmeldung wird eine Bestätigungsnachricht an die angegebene E-Mail-Adresse versandt. Erst nach Betätigung des darin enthaltenen Bestätigungslinks wird die Adresse in den Newsletter-Verteiler aufgenommen.
Die Anmeldung und Bestätigung werden in dem erforderlichen Umfang protokolliert, damit wir nachweisen können, dass eine wirksame Einwilligung erteilt wurde.
Rechtsgrundlage für den Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wir führen keine personenbezogene Auswertung darüber durch, ob Empfänger einen Newsletter geöffnet oder darin enthaltene Links angeklickt haben. Öffnungs- und Klicktracking sind deaktiviert.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, insbesondere über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder durch eine Nachricht an uns.
Nach einer Abmeldung wird die Adresse aus dem aktiven Verteiler entfernt. Soweit dies zum Nachweis der früheren Einwilligung oder zur Verhinderung weiterer Zusendungen erforderlich ist, können minimale Nachweis- beziehungsweise Sperrdaten für die Dauer der einschlägigen Verjährungsfrist aufbewahrt werden.
Nicht bestätigte Newsletter-Anmeldungen werden gelöscht, sobald eine Bestätigung nicht mehr zu erwarten ist, spätestens nach sechs Monaten.
12. OpenStreetMap
Auf unserer Website wird zur Orientierung ein Kartenausschnitt auf Grundlage von OpenStreetMap angezeigt.
Hierbei werden Kartenkacheln von Servern der OpenStreetMap Foundation abgerufen. Die OpenStreetMap Foundation hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich.
Beim Laden des Kartenausschnitts stellt der Browser eine Verbindung mit den für die Kartendarstellung eingesetzten Servern her. Dabei werden technisch insbesondere die IP-Adresse sowie Informationen über den Abruf, den verwendeten Browser und das Endgerät verarbeitet.
Wir verwenden den Kartendienst ausschließlich zur Darstellung des Standorts unseres Angebots. Wir verwenden darüber keine Standortbestimmung des Websitebesuchers und keine Routen- oder Bewegungsverfolgung.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer leicht verständlichen Darstellung unseres Standorts.
Kartenkacheln können über ein weltweites Netz von Cache-Servern ausgeliefert werden. Der konkret verwendete Server kann sich daher abhängig von der technischen Weiterleitung des jeweiligen Abrufs unterscheiden.
13. Online-Umfragen
Zur Weiterentwicklung unserer Vereinsarbeit führen wir gelegentlich freiwillige Online-Umfragen durch. Das hierfür eingesetzte Umfragesystem wird auf unserem eigenen Webhosting betrieben.
Umfragen werden grundsätzlich anonym durchgeführt. Insbesondere werden IP-Adressen nicht zusammen mit den Antworten gespeichert und Antworten nicht bestimmten Teilnehmerinnen oder Teilnehmern zugeordnet.
Soweit bei einzelnen Umfragen ausnahmsweise personenbezogene Angaben erhoben werden, informieren wir hierüber unmittelbar bei der jeweiligen Umfrage. Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall grundsätzlich auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Ergebnisse werden ausschließlich für vereinsinterne Planung und Weiterentwicklung unserer Angebote verwendet. Personenbezogene Umfragedaten werden spätestens 24 Monate nach Abschluss der jeweiligen Umfrage gelöscht oder anonymisiert. Anonyme und zusammengefasste statistische Ergebnisse können darüber hinaus aufbewahrt werden.
14. Übersetzungsfunktion von Google
Wir bieten Nutzern die Möglichkeit, Inhalte unserer Website mithilfe von Google Translate übersetzen zu lassen.
Beim gewöhnlichen Aufruf unserer Website wird hierfür noch keine Verbindung zu Google hergestellt. Der Dienst wird erst aktiviert, wenn Sie die Übersetzungsfunktion bewusst auswählen.
Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich die Google Ireland Limited. Im Rahmen der Leistungserbringung können Daten auch von weiteren Unternehmen der Google-Gruppe verarbeitet werden.
Nach Aktivierung werden insbesondere die für die Übersetzung erforderlichen Inhalte sowie technische Verbindungsdaten einschließlich der IP-Adresse an Google übermittelt.
Die Aktivierung erfolgt aufgrund Ihrer freiwilligen Entscheidung und Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät ausgelesen oder gespeichert werden, gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG.
Wenn Sie die Übersetzungsfunktion nicht aktivieren, wird über diese Funktion keine Verbindung zu Google hergestellt.
15. Anmeldung zu Kinder- und Jugendangeboten
Für unsere Ferien-, Freizeit-, Wochenend- und sonstigen Kinder- und Jugendangebote ermöglichen wir eine Anmeldung über Formulare auf unserer Website.
Dabei verarbeiten wir je nach Angebot insbesondere:
Vor- und Nachname sowie Alter des Kindes, Namen der Erziehungsberechtigten, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, gewünschten Teilnahmezeitraum, Angaben zu einer gewünschten Gruppenanmeldung, betreuungsrelevante Gesundheitsangaben sowie sonstige für die Organisation des Angebots erforderliche Informationen.
Die Daten werden zunächst in der Datenbank unserer Website gespeichert. Für die weitere Organisation werden die erforderlichen Anmeldedaten anschließend in eine Datei exportiert und in unserer internen, bei der Hetzner Online GmbH betriebenen Cloud- und Kollaborationsplattform gespeichert.
Die Verarbeitung der gewöhnlichen Anmeldedaten dient insbesondere der Durchführung des Anmelde- und gegebenenfalls Losverfahrens, der Führung einer Nachrückliste, der Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten, der Planung der Teilnehmergruppen sowie der Durchführung des jeweiligen Angebots.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Zugriff erhalten nur diejenigen Teammitglieder, die die Daten für die Organisation oder Durchführung des jeweiligen Angebots benötigen.
Für jedes Angebot ist grundsätzlich eine neue Anmeldung erforderlich. Wir führen keine allgemeine Teilnehmerhistorie, um frühere Teilnahmen für zukünftige Angebote auszuwerten oder Kinder automatisch erneut anzumelden.
Losverfahren und Nachrückliste
Übersteigt die Zahl der Anmeldungen die verfügbaren Plätze, können diese durch ein Losverfahren vergeben werden. Kinder, die zunächst keinen Platz erhalten, können während des betreffenden Angebots auf einer Nachrückliste geführt werden.
Die Daten nicht teilnehmender Kinder sowie die Nachrückliste werden nach Abschluss des jeweiligen Angebots gelöscht, sobald eine Nachbesetzung nicht mehr in Betracht kommt.
16. Gesundheitsdaten von Kindern und Jugendlichen
Für eine sichere und bedarfsgerechte Betreuung benötigen wir bei der Anmeldung Angaben zu gesundheitlichen Besonderheiten des angemeldeten Kindes.
Hierzu gehören insbesondere Angaben zu Krankheiten, Allergien, Unverträglichkeiten, Behinderungen oder sonstigem Unterstützungsbedarf.
Das entsprechende Feld im Anmeldeformular ist verpflichtend. Bestehen keine für die Betreuung relevanten gesundheitlichen Besonderheiten, kann dies entsprechend angegeben werden.
Die Angaben werden benötigt, damit das Betreuungsteam bereits bei der Vorbereitung des Angebots auf mögliche besondere Bedürfnisse und Risiken reagieren kann und eine sichere Teilnahme geplant werden kann.
Soweit eine Medikamentengabe oder eine besondere medizinische Maßnahme erforderlich sein kann, dient die Angabe im Onlineformular zunächst als Hinweis für das Betreuungsteam. Die konkrete Vorgehensweise wird zusätzlich persönlich mit den Erziehungsberechtigten abgestimmt.
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.
Die Verarbeitung erfolgt im Zusammenhang mit der Durchführung des Teilnahmeverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und aufgrund der bei der Anmeldung ausdrücklich erteilten Einwilligung in die Verarbeitung der Gesundheitsdaten gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Die Einwilligung wird innerhalb desselben Anmeldeformulars eingeholt, jedoch klar von anderen Erklärungen abgegrenzt.
Es sollen ausschließlich solche Gesundheitsinformationen angegeben werden, die für die sichere Betreuung des Kindes relevant sind.
Die Einwilligung kann grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine Teilnahme setzt jedoch voraus, dass uns diejenigen Informationen zur Verfügung stehen, die im konkreten Fall für eine sichere Betreuung erforderlich sind. Kann diese ohne die betreffenden Angaben nicht gewährleistet werden, kann eine Teilnahme gegebenenfalls nicht oder nicht weiter möglich sein.
Zugriff auf Gesundheitsdaten erhalten ausschließlich diejenigen Teammitglieder, die diese Informationen für die konkrete Durchführung von Angeboten benötigen.
Teilnehmer- und Gesundheitsdaten werden nach Abschluss des jeweiligen Angebots gelöscht, sobald sie für Betreuung und notwendige Nachbereitung nicht mehr benötigt werden, grundsätzlich spätestens innerhalb von 12 Monaten.
Soweit bestimmte Informationen wegen eines konkreten Unfalls, einer Medikamentengabe, eines Versicherungsfalls oder eines anderen rechtlich erheblichen Vorfalls benötigt werden, können die hierfür erforderlichen Angaben getrennt und für die Dauer der einschlägigen gesetzlichen beziehungsweise haftungsrechtlichen Fristen aufbewahrt werden.
17. Foto- und Videoaufnahmen
Bei unseren Kinder- und Jugendangeboten können Foto- und Videoaufnahmen entstehen.
Für Aufnahmen, auf denen ein Kind identifizierbar ist, holen wir bei der Anmeldung eine entsprechende Einwilligung der Erziehungsberechtigten ein.
Die Foto- und Videoeinwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Teilnahme an unseren Angeboten. Wird keine Einwilligung erteilt, achten wir darauf, dass das betreffende Kind nicht identifizierbar fotografiert oder gefilmt wird.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Öffentliche Website und Instagram
Auf unserer öffentlich zugänglichen Website und in unseren Beiträgen auf Instagram verwenden wir bei der Darstellung unserer Kinder- und Jugendangebote grundsätzlich nur Aufnahmen, auf denen keine Kinder zu sehen sind oder Kinder nicht identifizierbar dargestellt werden.
Die Veröffentlichung erkennbarer Kinder ist nicht Bestandteil unseres üblichen Konzepts für die öffentliche Vereinskommunikation.
Geschützter Fotoordner für Familien
Für einzelne Angebote stellen wir den teilnehmenden Familien einen passwortgeschützten Fotoordner innerhalb unserer internen Cloud-Plattform zur Verfügung.
Dort können bei entsprechender Einwilligung auch Bilder eingestellt werden, auf denen teilnehmende Kinder identifizierbar sind.
Der Bereich ist nicht öffentlich zugänglich. Zugangsinformationen erhalten ausschließlich die Familien des betreffenden Angebots. Die Eltern werden bereits bei der Anmeldung darüber informiert und willigen darin ein, dass die dort eingestellten Aufnahmen auch von den anderen berechtigten Familien des jeweiligen Angebots angesehen werden können.
Aufnahmen von Kindern, für die keine entsprechende Einwilligung vorliegt, werden dort nicht identifizierbar bereitgestellt.
Der Fotoordner wird grundsätzlich für etwa 12 Monate nach dem jeweiligen Angebot bereitgestellt. Danach wird der Zugang beendet und die Aufnahmen werden gelöscht, soweit keine gesonderte Rechtsgrundlage für eine weitere Aufbewahrung besteht.
18. Interne Cloud- und Kollaborationsplattform bei Hetzner
Für die interne Vereinsarbeit nutzen wir eine zugangsgeschützte Cloud- und Kollaborationsplattform bei:
Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland
Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Plattform steht insbesondere unseren haupt- und ehrenamtlichen Teammitgliedern zur Verfügung.
Wir verwenden sie unter anderem für die gemeinsame Ablage und Bearbeitung von Dateien, Kontakte, Kalender, Umfragen, Projektorganisation und die interne Organisation unserer Kinder- und Jugendangebote.
Je nach Aufgabe können dort insbesondere Kontaktdaten von Teammitgliedern, Mitgliedern und Erziehungsberechtigten, Teilnehmerdaten, Projekt- und Kalenderinformationen, vereinsbezogene Unterlagen sowie in besonders geschützten Bereichen Gesundheitsdaten verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage ist je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO. Für Gesundheitsdaten gelten zusätzlich die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Voraussetzungen.
Unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht insbesondere in einer sicheren, zentralen und für unsere Vereinsarbeit praktikablen Zusammenarbeit.
Zugriffsrechte werden entsprechend der jeweiligen Aufgaben vergeben. Besonders sensible Daten dürfen nur von denjenigen Personen eingesehen werden, die sie für ihre konkrete Tätigkeit benötigen.
19. Interne Benutzerkonten
Unsere internen digitalen Systeme sind grundsätzlich nur für Personen vorgesehen, die haupt- oder ehrenamtlich für RaBauKi tätig sind.
Teammitglieder registrieren sich zunächst selbst. Ein Benutzerkonto wird anschließend durch einen Administrator geprüft und freigeschaltet. Im Zusammenhang mit dem Einstieg in die Vereinsarbeit erfolgt eine Einweisung in die eingesetzten Systeme und den datenschutzgerechten Umgang damit.
Verarbeitet werden insbesondere Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Zugangsdaten in gesicherter Form, Berechtigungen sowie die innerhalb der jeweiligen Systeme angelegten Inhalte.
Scheidet eine Person endgültig aus dem Team aus, werden ihre Zugriffsrechte unverzüglich beendet und das Benutzerkonto gelöscht, soweit keine rechtlichen Gründe für die vorübergehende Aufbewahrung einzelner Daten bestehen.
Bei Personen, die lediglich vorübergehend nicht aktiv sind und möglicherweise erneut in die Vereinsarbeit einsteigen, kann das Benutzerkonto vorübergehend bestehen bleiben.
Inaktive Benutzerkonten werden spätestens nach 730 Tagen gelöscht.
Sachbezogene Inhalte, die für die Vereinsarbeit weiterhin erforderlich sind, beispielsweise Projektunterlagen, Dokumentationen oder fachliche Beiträge, können unabhängig vom Benutzerkonto erhalten bleiben. Ein nicht mehr benötigter Personenbezug wird dabei soweit möglich entfernt oder reduziert.
20. Internes Forum
Für die interne Abstimmung und Zusammenarbeit betreiben wir auf unserem eigenen Webhosting ein zugangsbeschränktes Forum.
Es ist nicht für die allgemeine Öffentlichkeit vorgesehen. Zugang erhalten ausschließlich entsprechend freigeschaltete Teammitglieder.
Im Forum können insbesondere Benutzername, E-Mail-Adresse, Profilinformationen, Beiträge, Zeitpunkte von Aktivitäten und private Nachrichten verarbeitet werden.
Technische IP-Informationen werden entsprechend unserer Konfiguration anonymisiert.
Rechtsgrundlage ist je nach Tätigkeit Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer dauerhaft nachvollziehbaren und zuverlässigen internen Kommunikation und Zusammenarbeit.
Private Nachrichten und nicht mehr benötigte personenbezogene Kontodaten werden spätestens mit der endgültigen Löschung eines Benutzerkontos entfernt. Bei lediglich inaktiven Konten geschieht dies spätestens nach 730 Tagen.
Sachbezogene Forumsbeiträge können erhalten bleiben, soweit sie für die weitere Vereinsarbeit oder Dokumentation benötigt werden.
Externe Links und YouTube-Vorschauen
Im internen Forum können Links zu externen Internetangeboten, insbesondere zu YouTube, geteilt werden.
Dabei können zu einem verlinkten YouTube-Inhalt Vorschaubilder angezeigt werden. Soweit solche Inhalte unmittelbar von Servern von Google beziehungsweise YouTube abgerufen werden, kann bereits beim Anzeigen der Vorschau eine technische Verbindung zum jeweiligen Anbieter hergestellt werden. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen und Zeitpunkt des Abrufs übermittelt werden.
Beim bewussten Aufruf eines externen Links gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen externen Anbieters.
21. Interner E-Mail-Verteiler
Für die Kommunikation innerhalb unseres Teams verwenden wir einen bei unserem Webhosting-Anbieter betriebenen E-Mail-Verteiler.
Nachrichten, die an die Verteileradresse geschickt werden, werden an die darin eingetragenen aktuellen Teammitglieder weitergeleitet.
Dabei werden insbesondere Absender- und Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt und gegebenenfalls weitere übermittelte Informationen verarbeitet.
Der Verteiler dient ausschließlich der vereinsinternen Kommunikation.
Rechtsgrundlage ist je nach Verhältnis Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer einfachen und zuverlässigen Kommunikation innerhalb des Teams.
Beim endgültigen Ausscheiden aus dem Team wird eine Person aus dem Verteiler entfernt.
22. Videokonferenzen mit Senfcall
Für vereinsinterne Videokonferenzen nutzen wir den Dienst Senfcall des Computerwerk Darmstadt e.V.
Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Bei der Teilnahme an einer Videokonferenz können je nach Nutzung insbesondere der gewählte Anzeigename, Audio- und Videodaten, Chatnachrichten, geteilte Bildschirminhalte, Präsentationen und technische Verbindungsdaten verarbeitet werden.
Wir nutzen den Dienst ausschließlich für Live-Videokonferenzen und zeichnen unsere Sitzungen nicht auf.
Vom Anbieter werden Aufzeichnungen für unsere Nutzung technisch nicht bereitgestellt. Hochgeladene Präsentationen sowie Namen der Meetingteilnehmer werden nach Angaben des Anbieters nicht dauerhaft über die Konferenz hinaus gespeichert. Technische Protokolldaten können für einen begrenzten Zeitraum zur Sicherstellung des Betriebs und zur Fehleranalyse verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Besprechungen und Vereinsarbeit auch ohne persönliche Anwesenheit durchführen zu können.
23. Mitglieder, Ehrenamtliche und Beschäftigte
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder sowie unserer haupt- und ehrenamtlich tätigen Personen, soweit dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des jeweiligen Verhältnisses erforderlich ist.
Hierzu können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zur Mitgliedschaft oder Tätigkeit, Kommunikationsdaten, Bankverbindungen sowie organisatorische Informationen gehören.
Bei Vereinsmitgliedern erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit gesetzliche, steuerrechtliche oder buchhalterische Verpflichtungen bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Für Beschäftigte gelten ergänzend § 26 BDSG und die einschlägigen arbeitsrechtlichen Vorschriften.
Nach Beendigung einer Mitgliedschaft oder Tätigkeit werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit sie nicht mehr für die Abwicklung benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlich zulässigen Gründe für die weitere Aufbewahrung bestehen.
24. Bewerbungen und Praktika
Bewerbungen für Praktika, Beschäftigungen oder andere Tätigkeiten erreichen uns insbesondere per E-Mail oder über unser allgemeines Kontaktformular.
Wir verarbeiten die übermittelten Daten ausschließlich zur Bearbeitung und Durchführung des jeweiligen Bewerbungs- beziehungsweise Auswahlverfahrens.
Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Angaben zu Ausbildung und bisheriger Tätigkeit sowie die übermittelten Bewerbungsunterlagen gehören.
Bei Bewerbungen für ein Beschäftigungsverhältnis erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG. Bei anderen Tätigkeiten erfolgt sie insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Kommt es zu einer Zusammenarbeit, werden diejenigen Angaben, die für das anschließende Verhältnis benötigt werden, entsprechend weiterverarbeitet.
Bei erfolglosen Bewerbungen werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, soweit nicht eine gesetzliche Verpflichtung oder eine gesonderte Einwilligung eine längere Aufbewahrung rechtfertigt.
25. Mitgliedsbeiträge, Zahlungen und Spenden
Mitgliedsbeiträge werden insbesondere per Lastschrift eingezogen. Spenden und andere Zahlungen können per Banküberweisung erfolgen. Teilnahmebeiträge für einzelne Angebote können auch vor Ort in bar entgegengenommen werden.
Bei unbaren Zahlungen verarbeiten wir die für die Zahlung erforderlichen Informationen, insbesondere Name, Kontoverbindung, Zahlungsbetrag, Buchungsdatum und Verwendungszweck.
Die Verarbeitung erfolgt je nach Vorgang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Steuer- und buchhaltungsrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.
PayPal
Soweit wir zeitweise die Möglichkeit anbieten, eine Spende oder Zahlung über PayPal vorzunehmen, wird die Zahlungsabwicklung durchgeführt durch:
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.
Luxemburg
Wenn Sie sich für PayPal entscheiden, werden die für die Durchführung der Zahlung erforderlichen Daten an PayPal übermittelt beziehungsweise von PayPal unmittelbar erhoben.
PayPal verarbeitet Zahlungs- und Kontodaten im Rahmen seiner eigenen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit.
Die Verarbeitung durch uns erfolgt zur Abwicklung der gewünschten Zahlung beziehungsweise Spende auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die vorstehenden Angaben zu PayPal sind nur relevant, soweit die entsprechende Zahlungsmöglichkeit auf unserer Website angeboten beziehungsweise von Ihnen genutzt wird.
26. Instagram
Wir unterhalten einen Auftritt auf Instagram, um über unseren Verein, unsere Arbeit und unsere Veranstaltungen zu informieren.
Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Meta Platforms Ireland Limited.
Auf unserer eigenen Website verwenden wir keine Instagram-Einbettungen, keinen Meta-Pixel und keine vergleichbare Tracking-Technologie von Meta.
Allein durch den Besuch unserer Website wird daher über unseren Instagram-Auftritt keine Verbindung zu Meta hergestellt.
Eine Verbindung zu Instagram entsteht erst, wenn Sie einen entsprechenden Link bewusst aufrufen oder Instagram unmittelbar verwenden.
Bei der Nutzung unseres Instagram-Auftritts gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Meta. Meta kann hierbei personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.
Soweit wir personenbezogene Daten im Rahmen unseres eigenen Instagram-Auftritts verarbeiten, erfolgt dies zur Information über unsere Vereinsarbeit und zur Kommunikation auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Für unsere öffentlichen Beiträge verwenden wir bei der Darstellung unserer Kinder- und Jugendangebote grundsätzlich keine Bilder, auf denen Kinder identifizierbar sind.
27. Interne Kommunikation über Telegram
Für kurzfristige organisatorische Absprachen innerhalb unseres Teams kann ergänzend der Messenger Telegram genutzt werden. Die Nutzung ist freiwillig; für die Vereinsarbeit erforderliche Informationen können auch über unsere anderen internen Kommunikationswege bereitgestellt werden.
Telegram wird ausschließlich für allgemeine organisatorische Kommunikation verwendet. Personenbezogene Daten von Kindern und Familien, Gesundheitsdaten, Teilnehmerlisten, Bewerbungsunterlagen, vertrauliche Personalangelegenheiten oder vergleichbar sensible Informationen dürfen über Telegram nicht übermittelt werden.
Bei der Nutzung von Telegram werden personenbezogene Daten durch den Anbieter Telegram Messenger Inc. verarbeitet. Hierzu können insbesondere Telefonnummer, Benutzername, IP-Adresse, Geräteinformationen, Kommunikationsmetadaten sowie die Inhalte normaler Cloud-Chats gehören. Normale Telegram-Gruppenchats sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt und werden innerhalb der Telegram-Cloud verarbeitet.
Die Synchronisierung privater Adressbücher mit Telegram soll für die vereinsbezogene Nutzung nicht erfolgen.
Soweit wir Telegram für die interne Vereinskommunikation einsetzen, erfolgt die Verarbeitung durch uns auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer einfachen und kurzfristigen organisatorischen Abstimmung innerhalb des Teams.
28. Datenübermittlungen in Drittländer
Wir bevorzugen nach Möglichkeit Anbieter und technische Lösungen, bei denen personenbezogene Daten in Deutschland beziehungsweise innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.
Bei einzelnen externen Diensten, insbesondere Cloudflare, Google, Meta und gegebenenfalls PayPal, kann eine Verarbeitung in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.
Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Hierfür kommen insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, eine Zertifizierung eines US-Unternehmens nach dem EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder andere gesetzlich vorgesehene Garantien in Betracht.
Bei der OpenStreetMap Foundation kann die technische Auslieferung von Kartenkacheln über ein weltweites Netz von Cache-Servern erfolgen.
29. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, unbeabsichtigter Veränderung und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen.
Unsere Website wird über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung bereitgestellt.
Interne Systeme werden durch Benutzerkonten und Berechtigungen geschützt. Zugriffsrechte werden entsprechend der jeweiligen Aufgabe vergeben.
Neue haupt- und ehrenamtliche Teammitglieder erhalten eine Einweisung in die eingesetzten Systeme und den datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten.
Besonders sensible Informationen, insbesondere Gesundheitsdaten von Kindern, sind nur denjenigen Personen zugänglich, die sie für die konkrete Durchführung von Angeboten benötigen.
Trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen kann ein vollständiger Schutz bei Datenübertragungen über das Internet technisch nicht garantiert werden.
30. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein sonstiger rechtlich zulässiger Grund für die weitere Speicherung besteht.
Soweit in dieser Datenschutzerklärung besondere Löschfristen genannt werden, gelten diese vorrangig.
Insbesondere gelten folgende Grundsätze:
- Gewöhnliche abgeschlossene E-Mail-Korrespondenz wird grundsätzlich spätestens 12 Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht.
- Daten von Kindern, die an einem Angebot nicht teilnehmen, sowie Nachrücklisten werden nach Abschluss des betreffenden Angebots gelöscht.
- Teilnehmer- und Gesundheitsdaten werden grundsätzlich spätestens innerhalb von 12 Monaten nach Abschluss des jeweiligen Angebots gelöscht.
- Der geschützte Fotoordner für Familien wird grundsätzlich etwa 12 Monate nach dem Angebot geschlossen und die dort bereitgestellten Fotos werden gelöscht.
- Erfolglose Bewerbungen werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
- Statistische Matomo-Daten & Online-Umfragen werden höchstens 24 Monate gespeichert.
- Inaktive interne Benutzerkonten werden spätestens nach 730 Tagen gelöscht. Bei einem endgültigen Ausscheiden aus dem Team werden die Zugriffsrechte dagegen unverzüglich beendet.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere für steuer- und buchhaltungsrechtliche Unterlagen, bleiben unberührt.
31. Widerruf von Einwilligungen
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die aufgrund der Einwilligung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs stattgefunden hat, wird dadurch nicht berührt.
32. Widerspruchsrecht
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, das Recht, dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO zu widersprechen.
Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht mehr, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
33. Weitere Rechte betroffener Personen
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht:
- auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO;
- auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO;
- auf Löschung personenbezogener Daten nach Art. 17 DSGVO;
- auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
- auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit dessen Voraussetzungen erfüllt sind.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an die unter „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten wenden.
34. Beschwerderecht
Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für unseren Verein ist insbesondere zuständig:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Unabhängig davon können Sie sich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
35. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir überprüfen diese Datenschutzerklärung regelmäßig und passen sie an, wenn sich unsere Angebote, die eingesetzte Technik oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.
Soweit eine Änderung eine neue Einwilligung oder eine sonstige Mitwirkung betroffener Personen erforderlich macht, holen wir diese gesondert ein.
Stand: September 2026
